Como evitar prejuízos em viagens corporativas

Evitar prejuízos em viagens corporativas, atualmente é um dos principais objetivos das empresas que precisam enviar seus colaboradores, em reuniões de negócios, eventos e participações em congressos, seja em outra cidade, estado ou até mesmo país.

 

Muitas vezes, as viagens corporativas, acabam gerando um custo maior do que o esperado para essas empresas. Isso ocorre devido vários fatores, mas principalmente a falta de planejamento e decisões de última hora, fazem com que  despesas desnecessárias sejam geradas.

 

Pensando nisso, no post de hoje selecionamos algumas dicas que vão te ajudar a evitar gastos desnecessários e reduzir os custos das suas próximas viagens corporativas. Confira todas as nossas dicas!

 

Conhecer o perfil do viajante

 

Conhecer o perfil do viajante e adequar uma política de viagens para cada perfil é essencial. As viagens precisam focar nas necessidades do viajante ou sairá mais cara. A finalidade é analisar o perfil da empresa, do colaborador viajante e a necessidade do negócio e assim trazer satisfação e redução de custos para a empresa.

 

Vale lembrar que viajantes corporativos possuem necessidades diferentes, dependendo de suas funções. Comprar passagens mais baratas podem não ser a melhor opção, já que, por conta de cada tipo de função, é comum precisar de alterações nos voos, por exemplo, e a empresa acaba gastando mais com multas e taxas. Neste caso, a melhor saída é já comprar uma tarifa flexível para esse perfil. Já pessoas que trabalham no setor de vendas, por exemplo, conseguem planejar suas viagens para passar alguns dias em outras cidades. 

 

Permitir que o colaborador utilize ferramentas de self booking

 

As ferramentas de self booking possibilitam que o próprio colaborador possa pesquisar, reservar e comprar suas passagens, sem a necessidade da aprovação de um gestor para esse fim.

 

Dessa forma, por meio da política de viagens, que é inserida com antecedência na ferramenta, o colaborador pode consultar, reservar e comprar passagens e estadias em hotéis, planejar seus deslocamentos, entre outras práticas necessárias para a viagem.

 

Utilizar cartões de crédito corporativos

 

Utilizar cartões de crédito corporativos, pode oferecer muitos benefícios para a empresa e o maior deles está diretamente relacionado com a redução de custos. Pode ser usado para cobrir os mais variados tipos de despesas nas viagens corporativas, fazendo com que tudo fique vinculado a uma só conta.

Em uma empresa nem sempre é possível ter controle de todos os gastos de maneira detalhada, por isso, o cartão corporativo pode simplificar a vida dos gestores centralizando os gastos em um único lugar. Além disso proporciona um maior controle do fluxo de caixa e melhor planejamento financeiro, pois tem função de débito e crédito, assim fica mais fácil decidir quais gastos podem ser pagos à vista e quais serão parcelados.

 

Trabalhar com KPIs (Indicadores de Performance Ideais)

 

O KPI serve para mensurar o grau de sucesso de uma empresa a cada viagem corporativa. Ele aponta os resultados do programa de viagens corporativas para a empresa, sempre alinhados à expectativa do viajante, capacidade de relacionamento, fluidez de comunicação e inteligência em tecnologia, onde se é possível fornecer as soluções de forma rápida e precisa.

 

Um bom direcionamento para definir os KPIs de viagem corporativa certos para sua empresa é a política de viagens determinada. Questões como gerenciamento de custos e planejamento da viagem já devem ser incluídos nas regras.

 

Contratar uma agência de viagem especializada

 

Analisando o custo/benefício que uma empresa especializada em viagens corporativas pode proporcionar, chega-se à conclusão de que metade de seus problemas, senão todos, estarão resolvidos.

 

Agências possuem pessoal treinado para esse tipo de viagem, que podem ajudar na organização e otimização, fazendo com que nenhum detalhe seja esquecido. A contratação deste serviço, pode proporcionar também uma redução de custos, pois possuem parceiros e fornecedores que podem fornecer preços mais baixos em passagens e reservas de hospedagens, por exemplo.

Dicas para evitar problemas em viagens corporativas

É mais comum do que se imagina, empresas sofrerem com problemas em viagens corporativas. Devido a falta de planejamento e alguns cuidados adequados, muitos negócios acabam tendo que lidar com imprevistos. Mas nada disso precisa acontecer!  

 

Acompanhe as 5 dicas que selecionamos especialmente para você evitar imprevistos e problemas nas viagens corporativa da sua empresa.

 

1- Planejamento financeiro

 

A primeira etapa para garantir o sucesso das viagens corporativas é o planejamento financeiro. Afinal de contas, é necessário pensar bem para compreender o peso desse investimento nas finanças da empresa. Por mais que essa seja uma ação com um bom retorno, é fundamental mensurar o teto para cada gasto envolvido e estipular um limite total a fim de garantir o sucesso da iniciativa.

 

É indicado até mesmo deixar previsto um montante máximo mensal para ser utilizado nas viagens corporativas. A antecipação dessa saída de recursos do caixa da empresa assegura que não haverá nenhum problema inesperado nas contas.

 

Além disso, é o planejamento que vai possibilitar a análise posterior da aderência aos processos e às políticas sobre o assunto. Apenas comparando o que foi planejado com o que de fato ocorreu é que você percebe gastos excessivos ou falhas de processo, por exemplo.

 

2- Estipulação de normas de reembolso claras

 

Outro aspecto essencial para evitar problemas é definir a política de reembolso, que pode estar inserida na política de viagens corporativas. As normas de reembolso previnem os colaboradores sobre o quanto pode ser gasto durante o deslocamento e em que tipos de serviço para assegurar o ressarcimento por parte da empresa.

 

As regras de reembolso devem ser claras e especificar:

 

  • o que será coberto pela empresa, como diárias, passagens, alimentação e serviços de lavanderia;
  • quanto será coberto pela empresa, estabelecendo um máximo para cada tipo de despesa;
  • o que não será coberto pela empresa, como perdas ou danos a objetos e excesso de bagagem.

 

Algumas empresas são mais flexíveis e englobam mais itens no reembolso. Já outras se limitam a passagens, alimentação, transporte e hospedagem. Não importa qual seja o caso, a regra básica é deixar tudo escrito, ainda que existam diferentes valores aprovados para cargos de gestão, operacionais e outros. Todos os detalhes precisam ficar ser especificados aos interessados.

 

3- Definição e divulgação da política de viagens

 

Ter uma política que estabeleça quando a viagem pode ser aprovada, com qual objetivo e exatamente para quem é outro ponto que pode livrar a empresa de vários conflitos. Na prática, alguns colaboradores acabam confundindo a liberdade proporcionada pelas viagens a trabalho com um incentivo particular, agendando deslocamentos de acordo com as suas próprias necessidades.

 

As justificativas para isso são várias: visitar um cliente, fechar um novo negócio ou ver como anda uma filial, por exemplo. Para garantir que o que foi dito será feito, é importante deixar claro o que deve ser apresentado para comprovar a necessidade da viagem e o retorno esperado.

 

Vale lembrar que toda viagem a trabalho é um investimento, mas, apenas quando há recursos gastos especificamente para isso. Dessa forma, cada deslocamento deve trazer de volta um retorno positivo que não ocorreria se a viagem não acontecesse.

 

Seja para o treinamento de funcionários, a solução de conflitos ou qualquer outra finalidade, é possível mensurar os lucros previstos ou os danos evitados para justificar e aprovar os custos envolvidos.

 

A política também pode apresentar orientações sobre comportamentos de segurança e bom uso do tempo. Dessa maneira, os funcionários podem evitar riscos desnecessários e não estendem o tempo do deslocamento além do previsto, o que também deixa de estender os custos.

 

4- Contratação de seguro viagem

 

Outro ponto fundamental é contratar um seguro de viagem. Não se pode esquecer que o colaborador em deslocamento está a serviço da empresa e, por isso, está sob sua direta responsabilidade. Portanto, se algo acontecer a ele, é a empresa que arca com as despesas e demais consequências.

 

Contratar um seguro previne que ambos (colaborador e empresa) precisem lidar com gastos maiores e situações problemáticas. E isso vale principalmente para as viagens internacionais, ocasiões em que um simples problema de saúde já pode gerar muitas dificuldades. No entanto, os destinos nacionais também merecem cuidado! Ter contratempos em uma cidade desconhecida, na qual não se tem referências nem apoio, pode ser bastante desgastante.

 

5- Terceirização do processo com especialistas

 

Preocupar-se com todo o processo exige tempo e atenção. É preciso escolher hotéis, pensando na localização mais estratégica para a viagem, comprar passagens, escolher as melhores datas, negociar condições de pagamento, programar conexões que não atrapalhem o cronograma e outros vários detalhes que pode tomar todo o tempo do setor de logística.

 

Ocupar colaboradores que poderiam estar mais focados em outros afazeres, ainda se sujeitando a erros e retrabalhos, não é a melhor escolha que qualquer empresa pode fazer. Por isso, é importante contar com uma agência especializada na organização e gestão de viagens corporativas.

 

O objetivo é fazer tudo isso em um tempo mínimo e com o máximo de economia possível. Há quem pense que fazer tudo por conta própria pode ser mais econômico, mas a prática mostra que isso não costuma acontecer. Além disso, para conseguir custos mínimos, a empresa geralmente precisa empreender tantos esforços internos que o custo de oportunidade não vale a pena.

Os 10 melhores destinos internacionais para viagens de incentivo

Geralmente, os colaboradores que conquistam uma viagem de incentivo na empresa automaticamente criam uma grande expectativa a respeito dessa recompensa. Afinal, foram atingidas metas importantes para a empresa e, em troca, esperam que o prêmio esteja à altura de sua dedicação.

 

Pensando nisso, no post de hoje selecionamos dicas sobre os melhores destinos internacionais para que seus colaboradores possam desfrutar ao máximo desse benefício. O ideal é planejar uma viagem que seja, ao mesmo tempo, vantajosa para a empresa e inesquecível para os colaboradores premiados.

 

1- Nova York – Estados Unidos

 

A cidade de Nova York é o lugar certo para proporcionar uma experiência memorável aos colaboradores, especialmente aqueles que sempre sonharam em visitar os pontos turísticos que aparecem nos cartões-postais.

 

Estátua da Liberdade, Empire State Building, Times Square, Rockefeller Center e diversos museus: o que não faltam são opções para se divertir, descansar e voltar ainda mais motivado ao trabalho.

 

Para conseguir um bom custo-benefício sem ter que abrir mão do conforto dos viajantes, uma boa dica é buscar um hotel razoavelmente perto do Central Park, a uma distância que permita caminhar até lá. Assim a locomoção fica mais fácil, agradável e barata.

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2- Londres- Inglaterra

 

Londres também é um destino com uma infinidade de pontos turísticos que agrada a todos. Apesar das várias construções que preservam a arquitetura local, antiga, Londres é uma cidade que respira arte e pioneirismo. Além disso, os diversos pubs espalhados por seus charmosos bairros certamente garantirão a diversão dos colaboradores.

 

Para a acomodação, o ideal é estar atento aos arredores das principais estações de metrô. Como a cidade é muito grande e existem atrações em vários cantos, essa estratégia garante conforto aos viajantes, ao mesmo tempo em que oferece diversas possibilidades de escolha para a empresa.

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3- Paris- França

 

Paris é uma cidade infalível para demonstrar aos colaboradores o quanto sua dedicação valeu a pena. A capital da França é um dos lugares mais procurados pelos turistas do mundo inteiro. A culinária, os marcos históricos, os museus, a famosa Torre Eiffel, entre outros pontos turísticos, oferecem uma experiência única e romântica.

 

Mesmo em uma viagem curta pela cidade é possível extrair o melhor do turismo parisiense. O Museu do Louvre, o passeio de barco pelo Rio Sena e o Palácio de Versalhes são obrigatórios para quem quer realmente se sentir parte da capital francesa.

 

Dessa maneira, com certeza a empresa estará valorizando o colaborador e aumentando seu compromisso ainda mais. Afinal de contas, nada mais estimulante do que possibilitar que ele faça uma viagem relaxante.

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4- Bali- Indonésia

 

Bali é um destino maravilhoso e ideal para colaboradores que querem fugir um pouco da rotina, aproveitando uma boa companhia em meio a paisagens paradisíacas. Além do legado cultural, essa bela ilha é o destino certo para amantes da natureza e também para quem gosta de esportes como o surf.

 

A culinária local e a infraestrutura hoteleira são destaques. É possível se hospedar em vários pontos da ilha, com as praias lindas e indescritíveis.

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5- Buenos Aires- Argentina

 

A capital da Argentina é perfeita para uma excelente viagem de incentivo com direito a  boas compras sem precisar sair do continente. Além da Casa Rosada, do Museu de Belas Artes e do Teatro Colón, a cidade é reconhecida por ter um dos melhores teatros de ópera do mundo e contar com uma variedade de lojas e outlets.

 

Com a moeda local desvalorizada em relação ao real, é viável fazer umas boas compras sem gastar muito. Além da famosa Calle Florida, no centro, os shoppings Galerias Pacífico, Patio Bullrich e Abasto valem a visita.

 

Mas, para aqueles que procuram boas oportunidades, os outlets que ficam na Avenida Córdoba e na Vila Crespo, perto de Palermo, são recheados de produtos de lojas super famosas mais em conta.

 

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6- Dubai – Emirados Árabes

 

O passado e o presente se misturam na maravilhosa Dubai, nos Emirados Árabes. A cidade, que vem chamando a atenção de turistas do mundo inteiro, recebeu até prêmios por ser um dos melhores destinos internacionais.

 

Para quem ama fazer compras, lá fica o maior shopping center do mundo, o Dubai Mall. São quatro andares repletos com as marcas mais conhecidas do mundo, como H&M, Lacoste, Adidas, Dolce & Gabanna, Gucci, Louis Vuitton, entre outras. Já para quem busca descontos os outlets são perfeitos. O maior deles é o Dubai Outlet Mall, onde o turista encontra grifes como Burberry e Tommy Hilfiger por bons preços.

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7- Dubrovnik – Croácia

 

É uma cidade costeira com as melhores e mais famosas praias do país. Por ser amuralhada, ainda apresenta uma vista peculiar de toda região e da ilha de Lokrum. Um passeio por suas vielas e pequenas praças também é muito interessante.

 

A praia de Banje é a mais conhecida, com um mar limpo, com lindas águas azul-turquesa e um grande leque de atividades noturnas, de lazer e esportes.Para hospedagem, uma alternativa muito procurada por turistas é ficar em Villa Dorma, um local que fica a poucos minutos a pé da praia e do centro histórico.

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8- San Andrés – Colômbia

 

Localizado no Caribe colombiano, San Andrés é uma bela e paradisíaca ilha que fica a poucas horas do Brasil. É a viagem perfeita para colaboradores que gostam de praia e de locais nos quais podem desfrutar de cada minuto e ver o tempo passar lentamente.

 

A praia Peatonal (Spratt Bight), que fica no centro, é indescritível. Além disso, a fenda do Olho Soprador, as ilhas (que também fazem parte do arquipélago) Johnny Cay e Rocky Cay e o Acuario, um banco de areia com barreiras de coreias paralelas (que formam um corredor) são alguns dos passeios imperdíveis.

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9- Lisboa-Portugal

 

O clima ameno quase o ano inteiro, a comodidade de falar o mesmo idioma e preços acessíveis são algumas das características que fazem de Lisboa um dos melhores destinos internacionais para a terceira idade.

 

A cidade é compacta, aconchegante e cheia de charme. Seus becos, ruelas e arquitetura podem ser explorados em pouco tempo e com grande facilidade. Difícil não se encantar com a vida cultural rica e a gastronomia no lugar.

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10- Montevidéu – Uruguai

 

Muito próximo ao Brasil, está a capital do Uruguai, a tranquila e convidativa Montevidéu. A questão linguística, o clima perfeito e a calmaria da cidade fazem do lugar um destino perfeito para quem quer passar o tempo sem preocupações.

 

Montevidéu não tem o mesmo clima de uma cidade grande: é sossegado e elegante, o que permite longas caminhadas por suas belas ruas e pelas ramblas, os calçadões que contornam a orla.

 

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Como escolher a melhor agência de viagens para minha empresa?

Escolher a melhor agência de viagens para organizar as férias já é um grande desafio, optar por uma agência para as viagens da sua empresa é ainda mais desafiador. Isso porque a agência escolhida estará lidando diretamente com dois pontos importantes para a sua empresa: crescimento e custos.

 

Uma gestão inteligente de viagens corporativas deve envolver diversos aspectos, desde pequenas saídas a cidades próximas até viagens internacionais para eventos de grande porte. Ou seja, independente do perfil da empresa, a agência ficará responsável por toda a logística envolvida nas viagens.

 

Por isso, surge a dúvida: como escolher a melhor agência de viagens empresariais? Para tirar essa e outras possíveis dúvidas a respeito desse assunto, neste post apresentaremos os principais critérios que devem ser avaliados para a escolha desse parceiro estratégico da sua empresa. 

 

Procure referências

 

Uma das maiores dificuldades ao procurar um parceiro é avaliar a qualidade dos serviços antes de efetivar o contrato. Felizmente, as referências oferecem um auxílio e tanto nesse sentido, colaborando para evitar problemas na organização das viagens corporativas.

 

Clientes satisfeitos podem ser um sinal de serviços de qualidade, fazendo com que a empresa possa ter mais segurança e tranquilidade na contratação. Na dúvida, é importante não hesitar na solicitação de mais referências para a empresa. A agência pode passar o contato de consumidores para uma conversa direta, por exemplo.

 

Conheça os serviços oferecidos

 

Às vezes, uma empresa começa contratando a agência de viagens para uma necessidade pontual, mas logo essa parceria evolui para o longo prazo. Por isso, antes de mais nada, conheça quais são os tipos de serviços que a sua empresa realmente precisará ao longo do tempo.

 

A partir desse ponto, também é importante conhecer todas as possibilidades oferecidas pela agência. Há fornecedores que fazem o básico, mas poucos oferecem serviços completos e aprofundados, como plantões de atendimento, gestão de fluxos de viagens e relatórios detalhados de despesas.

 

Pesquise sobre a assistência

 

A assistência oferecida pela empresa aos viajantes é um ponto indispensável quando os colaboradores estão em deslocamento. Isso inclui desde o suporte padrão (para transmitir orientações e tirar dúvidas) até o auxílio em casos de emergências, como acidentes e doenças.

Uma boa agência de viagens corporativas sempre têm políticas sérias e claras para auxiliar e cuidar de seus clientes. Isso garante que todos façam uma viagem tranquila, focando no que realmente importa: as relações comerciais.

 

Analise a tecnologia

 

Hoje em dia a tecnologia é indispensável. Pode ter certeza que a melhor agência de viagens terá em sua rotina o uso de ferramentas modernas que podem facilitar todo o processo logístico e a prestação do serviço. Mas, nem sempre essa tecnologia fica exposta aos clientes, por isso, é fundamental se informar sobre a empresa e entender como ela conduz a sua administração.

 

Avalie a qualidade do atendimento

 

O relacionamento é um dos pontos fundamentais para uma parceria entre duas empresas. Por isso, é preciso estar atento desde o primeiro contato e procurar avaliar o padrão de atendimento que a agência oferece.

 

Boas empresas estão sempre buscando melhorar aquilo que já funciona, pois o objetivo delas é entregar um serviço de excelência. Geralmente, as melhores agências de viagens corporativas contam com sistemas de métricas e formas de avaliações constantes para verificar a satisfação dos clientes.

 

Observe a presença de certificações

 

Durante a busca por um parceiro para a produção, por exemplo, é comum que a empresa observe a presença de certificações. No entanto, ao pesquisar por uma agência de viagens, muitas vezes os gestores esquecem desse ponto.

 

Mas, no mercado de viagens, a qualidade é tão importante quanto em outros setores. Sendo assim, buscar uma agência que apresente certificações e participação em programas de qualidade, que tenha bons parceiros e que esteja constantemente capacitando a sua equipe. 

 

Se informe sobre a experiência

 

A experiência também pesa muito. Até porque a última coisa que sua empresa quer é perder tempo microgerenciando fornecedores. Ao contratar uma agência de viagem com experiência no mercado, cria-se um relacionamento de parceria que permanece no longo prazo, trazendo cada vez mais benefícios.

 

Questione as opções de pagamento

 

Um dos aspectos que mais pesam em uma viagem de negócios é o custo. Por esse motivo, o ideal é que a agência ofereça flexibilidade e total transparência na hora do pagamento. O recomendado é que a agência busque se adequar à realidade da organização. Portanto, é essencial ter a consciência de que um bom parceiro estratégico fará o que estiver ao alcance dele para fechar o negócio.

 

 

Seguindo estes critérios apresentamos, você pode ficar tranquilo em relação à escolha da melhor agência de viagens para a sua empresa. Afinal de contas, quem cumpre todos esses requisitos está apto a cuidar da logística de deslocamentos da sua organização.

 

Dicas para cumprir sua política de viagens dentro da empresa

A cada dia o mundo está mais globalizado e conectado. Por isso é que, atualmente, as barreiras geográficas são ultrapassadas sem problema algum. Essa tendência também pode ser notada, é claro, dentro do mundo dos negócios, fazendo com que as viagens corporativas ganhem cada vez mais espaço no dia-dia dos mais variados tipos de empresas.

 

Por meio dessas viagens, é possível ampliar os mercados de atuação, iniciar parcerias promissoras com outras empresas, firmar relacionamentos com clientes e fornecedores, além de frequentar reuniões, feiras, conferências e outros eventos do segmento.

 

O grande diferencial é que, por mais que sejam capazes de oferecer todas essas vantagens, quando mal geridas e planejadas, as viagens corporativas podem representar mais prejuízos que benefícios tanto para a empresa quanto para o colaborador em deslocamento.

 

Portanto, é fundamental entender e cumprir a política de viagem estabelecida pela empresa. Assim, é possível diminuir riscos e ampliar as vantagens desse tipo de iniciativa. Mas como fazer isso? É o que veremos no post de hoje!

 

O que é a política de viagens de uma empresa?

 

A política de viagens é um documento elaborado pela empresa que estabelece parâmetros aos deslocamentos (sejam eles nacionais ou internacionais) realizados pelos colaboradores em nome da empresa. Nesse documento deverão constar detalhes a respeito de quaisquer aspectos envolvidos na realização de uma viagem de negócios.

 

Essa política deve ser extremamente clara, para não deixar margem a ambiguidades ou confusões. E por mais que o ideal seja se manter concisa, deve, ao mesmo tempo, ser abrangente. Assim é indicado que nela seja previsto o maior número possível de hipóteses relacionadas aos fluxos funcionários na solicitação e na obtenção de autorização para a realização de uma viagem corporativa, desde uso de transporte aéreo e terrestre, passando por hospedagem e modalidades de serviços disponíveis a cada um dos funcionários até chegar a formas de pagamento e reembolso.

 

Como cumprir a política de viagens?

 

Compreender e cumprir a política de viagens corporativas, assim como os limites do negócio é imprescindível. Para isso, é fundamental levar em consideração que cada corporação possui seu próprio ritmo de expansão de atividades para além de suas fronteiras geográficas.

 

Por isso, deve- se criar uma política que além de bem elaborada, seja possível de ser colocada em prática, seja por limites financeiros, logísticos ou de pessoal. Ou seja, é importante ter sempre em mente que a política de viagens corporativas deve sim ser completa e abrangente, mas nem por isso precisa ser excessivamente trabalhosa.  Listamos abaixo algumas dicas para colaborar para que a política de viagem seja cumprida sem maiores problemas:

 

1- Entenda que você está em uma viagem de trabalho

 

Mesmo quando se é acostumado a viajar, é preciso se adaptar, afinal, nesse momento o funcionário estará representando a empresa em que trabalha para cumprir objetivos específicos.

Esses objetivos podem ser eventos corporativos, feiras e congressos, entrar em contato com fornecedores, visitar clientes ou reuniões estratégicas. Ou seja, além de se preparar para o trabalho, o colaborador deverá se adaptar ao destino e ao novo ambiente de trabalho.

A viagem corporativa exige dedicação e foco total para o cumprimento de metas. Envolve muita responsabilidade, pois a presença do funcionário conta como a representação da organização em que trabalha, e qualquer deslize pode comprometer a reputação da empresa. Mas, além disso, a vagem de trabalho também é uma oportunidade para:

 

  • crescimento pessoal e profissional;
  • ampliar o network;
  • conhecer novos destinos;
  • ter contato com outras culturas;
  • praticar idiomas e ter experiências que vão marcar a sua vida.

 

2- Se mantenha conectado com a empresa

 

Estar ausente por alguns dias do ambiente físico de trabalho não significa que o funcionário deve deixar de se comunicar com os colegas e gestores. É importante monitorar mensagens via celular e e-mail, pois alguém pode precisar de entrar em contato para resolver alguma urgência na sede da empresa. Por isso, o colaborador deve se manter disponível:

  • ligar o celular logo que o avião pousar;
  • ter sempre um carregador na bolsa e uma bateria extra na bolsa;
  • estabelecer um horário para checar as notificações durante a viagem.

 

3- Organize as despesas

 

Como falamos anteriormente, cada empresa tem a sua política de viagem para fazer a gestão do turismo de negócios. Geralmente, o funcionário precisa prestar contas das despesas durante a viagem. Por isso, é importante registrar todos os gastos, guardar os recibos e organizar as despesas para ter a maior clareza possível quando for justificá-las e, caso necessário, pedir o reembolso.

 

Se a organização disponibilizar uma verba para ajuda de custos, ela também precisa ser justificada, independentemente se foi usada por completo, em parte ou se não foi utilizada. Se houver um valor restante, ele deve ser devolvido à empresa juntamente ao relatório financeiro.

 

4- Cheque as informações e antecipe os imprevistos

 

Seguir um planejamento pode parecer simples, mas exige muita concentração. Ninguém gosta de perder o voo ou atrasar os compromissos, portanto, é preciso checar os horários e se organizar para respeitá-los

 

Mesmo que o voo tenha um horário marcado, é indicado sempre sair com antecedência, pelo menos 1 hora e meia antes de voos domésticos e três horas antes de voos internacionais.

 

Além disso, ter as cópias de todos os documentos e informações que possa precisar pode poupar muito tempo:

 

  • vouchers do hotel, transfers e do aluguel do carro;
  • itinerário do voo e rotas para os compromissos;
  • documentos essenciais (passaporte, seguro-viagem, carteira de motorista ou identidade, cartão corporativo e vistos em dia).

 

Uma política de viagens bem estruturada pode oferecer diversos benefícios para a sua empresa e para os seus colaboradores. Para que ela possa ser cumprida com sucesso deve ter a orientação sobre o que fazer, ou não fazer, a redução de custos, a melhor aplicação de recursos, além de otimização do tempo em atividades relacionadas às viagens. E para cumprir tudo que estabelece o documento, é indispensável que ele seja estudado pelo colaborador e que sejam tiradas todas as dúvidas antes da viagem.

Zâmbia e África do Sul – o fascínio desses lugares

Imagine viajar para lugares que combinam praia, safari e cataratas. É possível encontrar tudo isso e muito mais no sul da África! Repleta de  belezas naturais, as paisagens da Zâmbia variam entre as exuberantes selvas cheias de animais silvestres até os lagos e cachoeiras. A Zâmbia é considerada um dos países mais seguros para se visitar do planeta, o que faz dela uma ótima opção de safári para famílias, amigos e, até mesmo, para pessoas viajando sozinhas.

 

Já a África do Sul é conhecida por ter as mais modernas metrópoles do continente Africano e, ainda assim, possuir os mais exóticos vilarejos. Além disso, suas praias de areias brancas e ondas azuis ficam há poucos quilômetros das montanhas icônicas e imensas savanas. É o  lugar perfeito para quem quer vivenciar diferentes experiências. Conheça um pouco mais sobre a Zâmbia e a África do Sul no nosso post de hoje!

 

Zâmbia

 

Este país acolhedor possui as maiores fontes de água de todo o sul da África, contendo cinco lagos imensos e inúmeros rios. O resultado de tudo isso é um cenário com selvas exuberantes e grande concentração de fauna silvestre. A Zâmbia tem 17 cachoeiras grandiosas, como, por exemplo, a espetacular Victoria Falls.

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O país também compartilha com Zimbábue grande parte da extensão do rio Zambeze e do lago Kariba. Os imensos recursos hídricos naturais da Zâmbia são excelentes para a pesca do peixe-tigre africano, a pesca com mosca, safáris em canoas, passar férias em barcos-casas, fazer rafting em águas cristalinas, andar de caiaque, praticar bungee jump e surfar no rio.

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Lusaka, a capital da Zâmbia, representa uma autêntica cidade africana, onde tanto o tradicional quanto o moderno se misturam em suas paisagens. Lusaka, não é uma grande atração turística, mas é dessa capital que, geralmente, os turistas partem para a zona rural africana, onde encontram com a natureza preservada.

 

No entanto, a cidade possui ótimas feiras de artesanato e de arte africana. A vida noturna é bastante boa, oferecendo diversos clubes e pubs, onde os turistas podem se divertir com os amigos. Lusaka, não é a pior cidade do mundo para curtir as férias, mas é importante ressaltar que as principais atrações, sem sombras de dúvida, são os parques naturais, alguns dos melhores do continente.

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A natureza da Zâmbia é considerada uma das mais intactas da África, tendo a impressionante marca de 30% do território sendo destinado para reservas e parques naturais. A Zâmbia possui 20 parques nacionais e 34 reservas naturais, incluindo, entre eles, o parque nacional South Luangwa, o Kafue e o Lower Zambeze, elencados entre os melhores parques do mundo.

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A Zâmbia tem as províncias do norte bastante remotas, com o comércio pouco desenvolvido. As estradas que levam às grandiosas cataratas não são asfaltadas, oferecendo aos turistas uma verdadeira aventura que começa logo no caminho. Os moradores dos vilarejos locais são sempre muito prestativos, dispostos a explicar aos turistas estrangeiros porque as quedas d’água são sagradas para eles. A única maneira de verdadeiramente explorá-las é alugando um carro off-road. Para isso, é necessário ter certeza de que sabe ler mapas, pois o GPS nem sempre terá recepção via satélite.

 

O país pode não ter acesso ao mar, mas o que não falta são recursos hídricos. O lindo lago Tanganica é o mais extenso do mundo, e os lagos  Kariba e Mweru são destinos turísticos fantásticos, oferecendo vários tipos de experiências. No primeiro lago, é possível pescar, andar de barco e fazer diversos esportes aquáticos, já no segundo se encontra um lindo cenário, com vilarejos rurais repleto de casinhas coloridas e aves aquáticas.

 

Na zâmbia correm três grandes rios. Dois deles, os rios Kafue e Luangwa, formam as fontes de águas primárias dos parques nacionais Kafue e Luangwa. Os rios da Zâmbia são cheios de vida selvagem, com hipopótamos, crocodilos, aves e muitos outros animais que se aglomeram ao redor deles para beber água.

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O terceiro e mais famoso rio da Zâmbia é o Zambeze, com a quarta maior rede hidrográfica do continente. O rio atravessa três países africanos e tem uma enorme riqueza natural, o que faz dele uma linda atração que vale a pena conhecer. Esportes aquáticos, passeios de barco e pescaria são algumas das atividades que podem ser feitas no Zambeze.

 

A Zâmbia oferece diversas formas de vivenciar a vida silvestre, como, por exemplo, nos tradicionais safáris em veículos 4×4, a pé, a bordo de canoas, em barcos-casas e em mokoros. Uma verdadeira e única experiência de safári.

 

África do Sul

 

Localizada no extremo sul do continente africano, a África do Sul tem uma enorme variedade de destinos turísticos que agradam a todos os tipos de gostos. O país é muito famoso pelas reservas repletas de animais selvagens, como o Kruger National Park, a Sabi Sand e a Timbavati. É também um dos melhores lugares do mundo para praticar golfe, pois possui campos de primeira categoria com cenários deslumbrantes.

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Com uma localização perfeita livre do foco da malária, a África do Sul oferece aos visitantes uma ótima opção de férias e safáris para famílias com crianças. A Cidade do Cabo proporciona aos visitantes uma ótima oportunidade para uma breve folga, podendo mesclar ao roteiro outras opções de pontos turísticos, como a região de Cape Winelands e a Garden Route. Uma das razões que faz da África do Sul um destino turístico perfeito é o fato de adequar-se a quase todos os tipos de orçamentos e de gostos.

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Assim como a Zâmbia, a África do Sul é um excelente lugar para safáris, com mais de 20 parques nacionais (excluindo as reservas particulares), mais de 3% do território total do país é destinado às reservas de animais selvagens, só o Kruger National Park é do tamanho de Israel. A vasta extensão de terra e os diversos recursos preservados asseguram que os turistas possam vivenciar uma autêntica expedição de safári, em que é possível observar os animais em seu habitat natural, passeando livremente sem a interferência humana.

 

É importante ressaltar que muitas reservas de animais selvagens trabalham em conjunto com as comunidades locais. Por isso, visitá-las não somente ajuda a proteger as espécies ameaçadas de extinção como também fortalece as comunidades locais através de diversos projetos. Ao fazer um safári na África do Sul, o turista estará exercendo um impacto positivo apenas por ter ido e aproveitado essa experiência.

 

Conhecida como a Cidade Mãe da África do Sul, a Cidade do Cabo é também a mais antiga do país. Locais como a Table Mountain e a Robben Island (local onde Nelson Mandela foi aprisionado) são, atrações turísticas indispensáveis, assim como as praias, os shoppings de categoria internacional, a excelente culinária e os esportes radicais. A Cidade do Cabo fica a apenas 120 km de distância da meca da África para observação das baleias, em Hermanus. Além disso, fica a apenas 40 minutos de carro da região de Cape Winelands.

 

A África do Sul é um país bastante seguro e heterogêneo, com aeroportos, shoppings e hospitais. As cidades são cosmopolitas, não ficando atrás de países de primeiro mundo nos quesitos de conforto e comodidades. Há inúmeras razões para explorar e conhecer melhor a África do Sul.

Como definir o orçamento e diminuir o gasto com viagens corporativas?

Em todas empresas é necessário saber economizar para não entrar no vermelho. Para não prejudicar sua receita, muitas empresas procuram diminuir uma série de gastos. E um dos focos de economia são as viagens corporativas.

 

Essas viagens podem ser uma considerável fonte de gastos, se não receberem a devida atenção. Mas pode não ser tão fácil eliminar gastos com as viagens, pois elas não são meros custos, geralmente envolvem objetivos maiores. A grande maioria faz parte da estratégia comercial da empresa e, por isso, não podem ser simplesmente cortadas do orçamento.

 

Deslocar essas equipes é algo fundamental para que a empresa consiga ampliar mercados e divulgar sua marca, fechando novas e vantajosas parcerias com fornecedores ou capacitando seus colaboradores.

 

Por esse motivo, é necessário saber qual a melhor e mais segura forma de reduzir esses custos, para que a empresa continue investindo nas viagens corporativas sem comprometer significativamente os seus recursos.

 

Pensando nisso, neste post, iremos mostrar como definir o orçamento de forma segura, sem prejudicar os objetivos estratégicos da empresa. Confira!

 

Como preparar o orçamento?

 

O passo mais importante é sempre o planejamento. Para conseguir se organizar melhor e controlar efetivamente os custos com as viagens corporativas, o indicado é que a empresa separe uma parcela do seu orçamento especialmente para esses tipos de eventos. Planejar é a maneira mais inteligente e segura de evitar gastos supérfluos ou desperdício de dinheiro. Veja abaixo como preparar o orçamento:

 

 

  • Entenda a dinâmica de viagens da empresa

 

 

Para entender qual o melhor caminho para o futuro, é fundamental ter uma boa estratégia. Isso é possível observando o passado. Você precisa levantar o máximo de informações para conseguir identificar os pontos que precisam ser melhorados.

 

 

  • Observe a quantidade de eventos

 

 

Para começar, deve-se analisar o número de viagens corporativas realizadas na empresa em um determinado período (mês, bimestre ou semestre). Isso dará uma ideia inicial da necessidade desses eventos. Também é indicado saber identificar também o motivo de cada uma delas.

 

 

  • Analise o motivo da viagem

 

 

Qual a motivação do deslocamento? Geralmente, podem ser razões válidas:

 

  • reuniões;
  • fechamento de contratos e novas parcerias;
  • premiação para os funcionários;
  • treinamentos para a equipe, etc.

 

O que acontece é que, quando não é feito um controle efetivo, algumas viagens podem ser motivadas por razões particulares ou em momentos inadequados. Nem sempre a decisão de fazer uma reunião com um cliente ou um novo treinamento é tomada com o devido planejamento. Isso aumenta os riscos de a viagem ser improdutiva. Por isso, vale a pena enumerar a quantidade de eventos para cada uma das razões identificadas.

 

Avalie o meio de deslocamento

 

Também indispensável avaliar qual o meio de transporte mais utilizado. Na maioria das vezes, a empresa recorre à mesma forma de deslocamento por hábito, sem fazer nenhuma avaliação prévia de suas opções, para escolher a mais econômica. E esse é um ponto bastante importante.

 

Analise a configuração das equipes

 

Também é importante  avaliar se os gastos são feitos por equipes ou individualmente, ou seja, se os funcionários viajam e se hospedam juntos ou separados, se vão para lugares distintos, etc. Isso é importante porque pessoas que se hospedam juntas conseguem um valor menor que teriam que pagar em reservas individuais.

 

Todas essas informações são fundamentais para dar subsídio ao planejamento. Após a verificação de todos os dados, a empresa pode tomar iniciativas para economizar, tais como:

  • estabelecer um teto para os gastos;
  • fazer pesquisas de mercado;
  • comparar opções diferentes de custos;
  • enfim, buscar as melhores opções dentro do orçamento reservado.

 

Dessa forma, a empresa consegue tomar as rédeas dos gastos e consegue avaliar o custo-benefício das diversas opções de uma forma muito clara.

 

Trabalhe com centro de custos

 

Uma boa forma de realizar esses passos de maneira controlada e padronizada é utilizando centros de custos ou de responsabilidades. Eles representam departamentos dentro da empresa nos quais se pode alocar os custos relativos a cada tipo de atividade. Cada centro de custo pode registrar suas próprias despesas, investimentos, lucros e, obviamente, custos.

 

Para realizar essa tarefa, deve-se concentrar e analisar o planejamento orçamentário em um único setor, que será capaz de centralizar informações e tomar decisões com efeitos globais, levando em conta o equilíbrio ideal entre receitas e gastos.

 

A partir daí as decisões globais podem ser fragmentadas e setorizadas, especificando metas de economia, tetos de gasto e lucratividade para cada centro de custo. A empresa também pode utilizar centros de custos específicos em cada área, ou seja, um centro de custos no setor de Marketing, outro no de Vendas, no Comercial e assim por diante. Assim, quando um setor analisar a viabilidade de uma viagem corporativa, vai levar em conta:

 

  • seu orçamento para esse tipo de gasto no período;
  • a finalidade da viagem, avaliando o quanto ela é indispensável;
  • o retorno esperado com a realização do deslocamento etc.

 

A partir dessa estratégia, o orçamento da empresa é “rateado” entre os centros de custos, e cada setor fica responsável por tomar as decisões estratégicas para a redução de despesas. Os centros de custos precisam ter um bom nível de autonomia e independência para tomarem decisões rápidas e efetivas, evitando entraves burocráticos.

 

Defina um calendário de viagens

 

Como falamos acima, é importante conhecer a dinâmica da empresa e verificar a quantidade de deslocamentos e os períodos nos quais eles são realizados. Isso eleva poder de barganha da empresa, pois favorece a compra dos serviços antecipadamente, em forma de pacotes.

 

Definir um calendário de viagens é fundamental para poder aproveitar promoções ou contratar os serviços a um custo mais baixo. É provável que haja imprevistos de última hora, mas, na maioria dos casos, (reuniões com clientes, viagens comemorativas, contato com fornecedores etc) as datas podem ser programadas com antecedência.

 

Assim, será mais fácil prever e controlar os custos e ainda se beneficiar das compras antecipadas. Por fim, o calendário de viagens faz com que os gestores escolham as melhores épocas para agendar treinamentos e reuniões corporativas, fugindo ao máximo dos feriados e das épocas de alta estação, quando os preços nas companhias aéreas e nas redes hoteleiras aumentam muito.