Dicas para evitar problemas em viagens corporativas

É mais comum do que se imagina, empresas sofrerem com problemas em viagens corporativas. Devido a falta de planejamento e alguns cuidados adequados, muitos negócios acabam tendo que lidar com imprevistos. Mas nada disso precisa acontecer!  

 

Acompanhe as 5 dicas que selecionamos especialmente para você evitar imprevistos e problemas nas viagens corporativa da sua empresa.

 

1- Planejamento financeiro

 

A primeira etapa para garantir o sucesso das viagens corporativas é o planejamento financeiro. Afinal de contas, é necessário pensar bem para compreender o peso desse investimento nas finanças da empresa. Por mais que essa seja uma ação com um bom retorno, é fundamental mensurar o teto para cada gasto envolvido e estipular um limite total a fim de garantir o sucesso da iniciativa.

 

É indicado até mesmo deixar previsto um montante máximo mensal para ser utilizado nas viagens corporativas. A antecipação dessa saída de recursos do caixa da empresa assegura que não haverá nenhum problema inesperado nas contas.

 

Além disso, é o planejamento que vai possibilitar a análise posterior da aderência aos processos e às políticas sobre o assunto. Apenas comparando o que foi planejado com o que de fato ocorreu é que você percebe gastos excessivos ou falhas de processo, por exemplo.

 

2- Estipulação de normas de reembolso claras

 

Outro aspecto essencial para evitar problemas é definir a política de reembolso, que pode estar inserida na política de viagens corporativas. As normas de reembolso previnem os colaboradores sobre o quanto pode ser gasto durante o deslocamento e em que tipos de serviço para assegurar o ressarcimento por parte da empresa.

 

As regras de reembolso devem ser claras e especificar:

 

  • o que será coberto pela empresa, como diárias, passagens, alimentação e serviços de lavanderia;
  • quanto será coberto pela empresa, estabelecendo um máximo para cada tipo de despesa;
  • o que não será coberto pela empresa, como perdas ou danos a objetos e excesso de bagagem.

 

Algumas empresas são mais flexíveis e englobam mais itens no reembolso. Já outras se limitam a passagens, alimentação, transporte e hospedagem. Não importa qual seja o caso, a regra básica é deixar tudo escrito, ainda que existam diferentes valores aprovados para cargos de gestão, operacionais e outros. Todos os detalhes precisam ficar ser especificados aos interessados.

 

3- Definição e divulgação da política de viagens

 

Ter uma política que estabeleça quando a viagem pode ser aprovada, com qual objetivo e exatamente para quem é outro ponto que pode livrar a empresa de vários conflitos. Na prática, alguns colaboradores acabam confundindo a liberdade proporcionada pelas viagens a trabalho com um incentivo particular, agendando deslocamentos de acordo com as suas próprias necessidades.

 

As justificativas para isso são várias: visitar um cliente, fechar um novo negócio ou ver como anda uma filial, por exemplo. Para garantir que o que foi dito será feito, é importante deixar claro o que deve ser apresentado para comprovar a necessidade da viagem e o retorno esperado.

 

Vale lembrar que toda viagem a trabalho é um investimento, mas, apenas quando há recursos gastos especificamente para isso. Dessa forma, cada deslocamento deve trazer de volta um retorno positivo que não ocorreria se a viagem não acontecesse.

 

Seja para o treinamento de funcionários, a solução de conflitos ou qualquer outra finalidade, é possível mensurar os lucros previstos ou os danos evitados para justificar e aprovar os custos envolvidos.

 

A política também pode apresentar orientações sobre comportamentos de segurança e bom uso do tempo. Dessa maneira, os funcionários podem evitar riscos desnecessários e não estendem o tempo do deslocamento além do previsto, o que também deixa de estender os custos.

 

4- Contratação de seguro viagem

 

Outro ponto fundamental é contratar um seguro de viagem. Não se pode esquecer que o colaborador em deslocamento está a serviço da empresa e, por isso, está sob sua direta responsabilidade. Portanto, se algo acontecer a ele, é a empresa que arca com as despesas e demais consequências.

 

Contratar um seguro previne que ambos (colaborador e empresa) precisem lidar com gastos maiores e situações problemáticas. E isso vale principalmente para as viagens internacionais, ocasiões em que um simples problema de saúde já pode gerar muitas dificuldades. No entanto, os destinos nacionais também merecem cuidado! Ter contratempos em uma cidade desconhecida, na qual não se tem referências nem apoio, pode ser bastante desgastante.

 

5- Terceirização do processo com especialistas

 

Preocupar-se com todo o processo exige tempo e atenção. É preciso escolher hotéis, pensando na localização mais estratégica para a viagem, comprar passagens, escolher as melhores datas, negociar condições de pagamento, programar conexões que não atrapalhem o cronograma e outros vários detalhes que pode tomar todo o tempo do setor de logística.

 

Ocupar colaboradores que poderiam estar mais focados em outros afazeres, ainda se sujeitando a erros e retrabalhos, não é a melhor escolha que qualquer empresa pode fazer. Por isso, é importante contar com uma agência especializada na organização e gestão de viagens corporativas.

 

O objetivo é fazer tudo isso em um tempo mínimo e com o máximo de economia possível. Há quem pense que fazer tudo por conta própria pode ser mais econômico, mas a prática mostra que isso não costuma acontecer. Além disso, para conseguir custos mínimos, a empresa geralmente precisa empreender tantos esforços internos que o custo de oportunidade não vale a pena.