Como evitar prejuízos em viagens corporativas

Evitar prejuízos em viagens corporativas, atualmente é um dos principais objetivos das empresas que precisam enviar seus colaboradores, em reuniões de negócios, eventos e participações em congressos, seja em outra cidade, estado ou até mesmo país.

 

Muitas vezes, as viagens corporativas, acabam gerando um custo maior do que o esperado para essas empresas. Isso ocorre devido vários fatores, mas principalmente a falta de planejamento e decisões de última hora, fazem com que  despesas desnecessárias sejam geradas.

 

Pensando nisso, no post de hoje selecionamos algumas dicas que vão te ajudar a evitar gastos desnecessários e reduzir os custos das suas próximas viagens corporativas. Confira todas as nossas dicas!

 

Conhecer o perfil do viajante

 

Conhecer o perfil do viajante e adequar uma política de viagens para cada perfil é essencial. As viagens precisam focar nas necessidades do viajante ou sairá mais cara. A finalidade é analisar o perfil da empresa, do colaborador viajante e a necessidade do negócio e assim trazer satisfação e redução de custos para a empresa.

 

Vale lembrar que viajantes corporativos possuem necessidades diferentes, dependendo de suas funções. Comprar passagens mais baratas podem não ser a melhor opção, já que, por conta de cada tipo de função, é comum precisar de alterações nos voos, por exemplo, e a empresa acaba gastando mais com multas e taxas. Neste caso, a melhor saída é já comprar uma tarifa flexível para esse perfil. Já pessoas que trabalham no setor de vendas, por exemplo, conseguem planejar suas viagens para passar alguns dias em outras cidades. 

 

Permitir que o colaborador utilize ferramentas de self booking

 

As ferramentas de self booking possibilitam que o próprio colaborador possa pesquisar, reservar e comprar suas passagens, sem a necessidade da aprovação de um gestor para esse fim.

 

Dessa forma, por meio da política de viagens, que é inserida com antecedência na ferramenta, o colaborador pode consultar, reservar e comprar passagens e estadias em hotéis, planejar seus deslocamentos, entre outras práticas necessárias para a viagem.

 

Utilizar cartões de crédito corporativos

 

Utilizar cartões de crédito corporativos, pode oferecer muitos benefícios para a empresa e o maior deles está diretamente relacionado com a redução de custos. Pode ser usado para cobrir os mais variados tipos de despesas nas viagens corporativas, fazendo com que tudo fique vinculado a uma só conta.

Em uma empresa nem sempre é possível ter controle de todos os gastos de maneira detalhada, por isso, o cartão corporativo pode simplificar a vida dos gestores centralizando os gastos em um único lugar. Além disso proporciona um maior controle do fluxo de caixa e melhor planejamento financeiro, pois tem função de débito e crédito, assim fica mais fácil decidir quais gastos podem ser pagos à vista e quais serão parcelados.

 

Trabalhar com KPIs (Indicadores de Performance Ideais)

 

O KPI serve para mensurar o grau de sucesso de uma empresa a cada viagem corporativa. Ele aponta os resultados do programa de viagens corporativas para a empresa, sempre alinhados à expectativa do viajante, capacidade de relacionamento, fluidez de comunicação e inteligência em tecnologia, onde se é possível fornecer as soluções de forma rápida e precisa.

 

Um bom direcionamento para definir os KPIs de viagem corporativa certos para sua empresa é a política de viagens determinada. Questões como gerenciamento de custos e planejamento da viagem já devem ser incluídos nas regras.

 

Contratar uma agência de viagem especializada

 

Analisando o custo/benefício que uma empresa especializada em viagens corporativas pode proporcionar, chega-se à conclusão de que metade de seus problemas, senão todos, estarão resolvidos.

 

Agências possuem pessoal treinado para esse tipo de viagem, que podem ajudar na organização e otimização, fazendo com que nenhum detalhe seja esquecido. A contratação deste serviço, pode proporcionar também uma redução de custos, pois possuem parceiros e fornecedores que podem fornecer preços mais baixos em passagens e reservas de hospedagens, por exemplo.