Dicas para cumprir sua política de viagens dentro da empresa

A cada dia o mundo está mais globalizado e conectado. Por isso é que, atualmente, as barreiras geográficas são ultrapassadas sem problema algum. Essa tendência também pode ser notada, é claro, dentro do mundo dos negócios, fazendo com que as viagens corporativas ganhem cada vez mais espaço no dia-dia dos mais variados tipos de empresas.

 

Por meio dessas viagens, é possível ampliar os mercados de atuação, iniciar parcerias promissoras com outras empresas, firmar relacionamentos com clientes e fornecedores, além de frequentar reuniões, feiras, conferências e outros eventos do segmento.

 

O grande diferencial é que, por mais que sejam capazes de oferecer todas essas vantagens, quando mal geridas e planejadas, as viagens corporativas podem representar mais prejuízos que benefícios tanto para a empresa quanto para o colaborador em deslocamento.

 

Portanto, é fundamental entender e cumprir a política de viagem estabelecida pela empresa. Assim, é possível diminuir riscos e ampliar as vantagens desse tipo de iniciativa. Mas como fazer isso? É o que veremos no post de hoje!

 

O que é a política de viagens de uma empresa?

 

A política de viagens é um documento elaborado pela empresa que estabelece parâmetros aos deslocamentos (sejam eles nacionais ou internacionais) realizados pelos colaboradores em nome da empresa. Nesse documento deverão constar detalhes a respeito de quaisquer aspectos envolvidos na realização de uma viagem de negócios.

 

Essa política deve ser extremamente clara, para não deixar margem a ambiguidades ou confusões. E por mais que o ideal seja se manter concisa, deve, ao mesmo tempo, ser abrangente. Assim é indicado que nela seja previsto o maior número possível de hipóteses relacionadas aos fluxos funcionários na solicitação e na obtenção de autorização para a realização de uma viagem corporativa, desde uso de transporte aéreo e terrestre, passando por hospedagem e modalidades de serviços disponíveis a cada um dos funcionários até chegar a formas de pagamento e reembolso.

 

Como cumprir a política de viagens?

 

Compreender e cumprir a política de viagens corporativas, assim como os limites do negócio é imprescindível. Para isso, é fundamental levar em consideração que cada corporação possui seu próprio ritmo de expansão de atividades para além de suas fronteiras geográficas.

 

Por isso, deve- se criar uma política que além de bem elaborada, seja possível de ser colocada em prática, seja por limites financeiros, logísticos ou de pessoal. Ou seja, é importante ter sempre em mente que a política de viagens corporativas deve sim ser completa e abrangente, mas nem por isso precisa ser excessivamente trabalhosa.  Listamos abaixo algumas dicas para colaborar para que a política de viagem seja cumprida sem maiores problemas:

 

1- Entenda que você está em uma viagem de trabalho

 

Mesmo quando se é acostumado a viajar, é preciso se adaptar, afinal, nesse momento o funcionário estará representando a empresa em que trabalha para cumprir objetivos específicos.

Esses objetivos podem ser eventos corporativos, feiras e congressos, entrar em contato com fornecedores, visitar clientes ou reuniões estratégicas. Ou seja, além de se preparar para o trabalho, o colaborador deverá se adaptar ao destino e ao novo ambiente de trabalho.

A viagem corporativa exige dedicação e foco total para o cumprimento de metas. Envolve muita responsabilidade, pois a presença do funcionário conta como a representação da organização em que trabalha, e qualquer deslize pode comprometer a reputação da empresa. Mas, além disso, a vagem de trabalho também é uma oportunidade para:

 

  • crescimento pessoal e profissional;
  • ampliar o network;
  • conhecer novos destinos;
  • ter contato com outras culturas;
  • praticar idiomas e ter experiências que vão marcar a sua vida.

 

2- Se mantenha conectado com a empresa

 

Estar ausente por alguns dias do ambiente físico de trabalho não significa que o funcionário deve deixar de se comunicar com os colegas e gestores. É importante monitorar mensagens via celular e e-mail, pois alguém pode precisar de entrar em contato para resolver alguma urgência na sede da empresa. Por isso, o colaborador deve se manter disponível:

  • ligar o celular logo que o avião pousar;
  • ter sempre um carregador na bolsa e uma bateria extra na bolsa;
  • estabelecer um horário para checar as notificações durante a viagem.

 

3- Organize as despesas

 

Como falamos anteriormente, cada empresa tem a sua política de viagem para fazer a gestão do turismo de negócios. Geralmente, o funcionário precisa prestar contas das despesas durante a viagem. Por isso, é importante registrar todos os gastos, guardar os recibos e organizar as despesas para ter a maior clareza possível quando for justificá-las e, caso necessário, pedir o reembolso.

 

Se a organização disponibilizar uma verba para ajuda de custos, ela também precisa ser justificada, independentemente se foi usada por completo, em parte ou se não foi utilizada. Se houver um valor restante, ele deve ser devolvido à empresa juntamente ao relatório financeiro.

 

4- Cheque as informações e antecipe os imprevistos

 

Seguir um planejamento pode parecer simples, mas exige muita concentração. Ninguém gosta de perder o voo ou atrasar os compromissos, portanto, é preciso checar os horários e se organizar para respeitá-los

 

Mesmo que o voo tenha um horário marcado, é indicado sempre sair com antecedência, pelo menos 1 hora e meia antes de voos domésticos e três horas antes de voos internacionais.

 

Além disso, ter as cópias de todos os documentos e informações que possa precisar pode poupar muito tempo:

 

  • vouchers do hotel, transfers e do aluguel do carro;
  • itinerário do voo e rotas para os compromissos;
  • documentos essenciais (passaporte, seguro-viagem, carteira de motorista ou identidade, cartão corporativo e vistos em dia).

 

Uma política de viagens bem estruturada pode oferecer diversos benefícios para a sua empresa e para os seus colaboradores. Para que ela possa ser cumprida com sucesso deve ter a orientação sobre o que fazer, ou não fazer, a redução de custos, a melhor aplicação de recursos, além de otimização do tempo em atividades relacionadas às viagens. E para cumprir tudo que estabelece o documento, é indispensável que ele seja estudado pelo colaborador e que sejam tiradas todas as dúvidas antes da viagem.