Como definir o orçamento e diminuir o gasto com viagens corporativas?

Em todas empresas é necessário saber economizar para não entrar no vermelho. Para não prejudicar sua receita, muitas empresas procuram diminuir uma série de gastos. E um dos focos de economia são as viagens corporativas.

 

Essas viagens podem ser uma considerável fonte de gastos, se não receberem a devida atenção. Mas pode não ser tão fácil eliminar gastos com as viagens, pois elas não são meros custos, geralmente envolvem objetivos maiores. A grande maioria faz parte da estratégia comercial da empresa e, por isso, não podem ser simplesmente cortadas do orçamento.

 

Deslocar essas equipes é algo fundamental para que a empresa consiga ampliar mercados e divulgar sua marca, fechando novas e vantajosas parcerias com fornecedores ou capacitando seus colaboradores.

 

Por esse motivo, é necessário saber qual a melhor e mais segura forma de reduzir esses custos, para que a empresa continue investindo nas viagens corporativas sem comprometer significativamente os seus recursos.

 

Pensando nisso, neste post, iremos mostrar como definir o orçamento de forma segura, sem prejudicar os objetivos estratégicos da empresa. Confira!

 

Como preparar o orçamento?

 

O passo mais importante é sempre o planejamento. Para conseguir se organizar melhor e controlar efetivamente os custos com as viagens corporativas, o indicado é que a empresa separe uma parcela do seu orçamento especialmente para esses tipos de eventos. Planejar é a maneira mais inteligente e segura de evitar gastos supérfluos ou desperdício de dinheiro. Veja abaixo como preparar o orçamento:

 

 

  • Entenda a dinâmica de viagens da empresa

 

 

Para entender qual o melhor caminho para o futuro, é fundamental ter uma boa estratégia. Isso é possível observando o passado. Você precisa levantar o máximo de informações para conseguir identificar os pontos que precisam ser melhorados.

 

 

  • Observe a quantidade de eventos

 

 

Para começar, deve-se analisar o número de viagens corporativas realizadas na empresa em um determinado período (mês, bimestre ou semestre). Isso dará uma ideia inicial da necessidade desses eventos. Também é indicado saber identificar também o motivo de cada uma delas.

 

 

  • Analise o motivo da viagem

 

 

Qual a motivação do deslocamento? Geralmente, podem ser razões válidas:

 

  • reuniões;
  • fechamento de contratos e novas parcerias;
  • premiação para os funcionários;
  • treinamentos para a equipe, etc.

 

O que acontece é que, quando não é feito um controle efetivo, algumas viagens podem ser motivadas por razões particulares ou em momentos inadequados. Nem sempre a decisão de fazer uma reunião com um cliente ou um novo treinamento é tomada com o devido planejamento. Isso aumenta os riscos de a viagem ser improdutiva. Por isso, vale a pena enumerar a quantidade de eventos para cada uma das razões identificadas.

 

Avalie o meio de deslocamento

 

Também indispensável avaliar qual o meio de transporte mais utilizado. Na maioria das vezes, a empresa recorre à mesma forma de deslocamento por hábito, sem fazer nenhuma avaliação prévia de suas opções, para escolher a mais econômica. E esse é um ponto bastante importante.

 

Analise a configuração das equipes

 

Também é importante  avaliar se os gastos são feitos por equipes ou individualmente, ou seja, se os funcionários viajam e se hospedam juntos ou separados, se vão para lugares distintos, etc. Isso é importante porque pessoas que se hospedam juntas conseguem um valor menor que teriam que pagar em reservas individuais.

 

Todas essas informações são fundamentais para dar subsídio ao planejamento. Após a verificação de todos os dados, a empresa pode tomar iniciativas para economizar, tais como:

  • estabelecer um teto para os gastos;
  • fazer pesquisas de mercado;
  • comparar opções diferentes de custos;
  • enfim, buscar as melhores opções dentro do orçamento reservado.

 

Dessa forma, a empresa consegue tomar as rédeas dos gastos e consegue avaliar o custo-benefício das diversas opções de uma forma muito clara.

 

Trabalhe com centro de custos

 

Uma boa forma de realizar esses passos de maneira controlada e padronizada é utilizando centros de custos ou de responsabilidades. Eles representam departamentos dentro da empresa nos quais se pode alocar os custos relativos a cada tipo de atividade. Cada centro de custo pode registrar suas próprias despesas, investimentos, lucros e, obviamente, custos.

 

Para realizar essa tarefa, deve-se concentrar e analisar o planejamento orçamentário em um único setor, que será capaz de centralizar informações e tomar decisões com efeitos globais, levando em conta o equilíbrio ideal entre receitas e gastos.

 

A partir daí as decisões globais podem ser fragmentadas e setorizadas, especificando metas de economia, tetos de gasto e lucratividade para cada centro de custo. A empresa também pode utilizar centros de custos específicos em cada área, ou seja, um centro de custos no setor de Marketing, outro no de Vendas, no Comercial e assim por diante. Assim, quando um setor analisar a viabilidade de uma viagem corporativa, vai levar em conta:

 

  • seu orçamento para esse tipo de gasto no período;
  • a finalidade da viagem, avaliando o quanto ela é indispensável;
  • o retorno esperado com a realização do deslocamento etc.

 

A partir dessa estratégia, o orçamento da empresa é “rateado” entre os centros de custos, e cada setor fica responsável por tomar as decisões estratégicas para a redução de despesas. Os centros de custos precisam ter um bom nível de autonomia e independência para tomarem decisões rápidas e efetivas, evitando entraves burocráticos.

 

Defina um calendário de viagens

 

Como falamos acima, é importante conhecer a dinâmica da empresa e verificar a quantidade de deslocamentos e os períodos nos quais eles são realizados. Isso eleva poder de barganha da empresa, pois favorece a compra dos serviços antecipadamente, em forma de pacotes.

 

Definir um calendário de viagens é fundamental para poder aproveitar promoções ou contratar os serviços a um custo mais baixo. É provável que haja imprevistos de última hora, mas, na maioria dos casos, (reuniões com clientes, viagens comemorativas, contato com fornecedores etc) as datas podem ser programadas com antecedência.

 

Assim, será mais fácil prever e controlar os custos e ainda se beneficiar das compras antecipadas. Por fim, o calendário de viagens faz com que os gestores escolham as melhores épocas para agendar treinamentos e reuniões corporativas, fugindo ao máximo dos feriados e das épocas de alta estação, quando os preços nas companhias aéreas e nas redes hoteleiras aumentam muito.